一、为什么要凭发票报销？
实务
 
发票，是在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。
《中华人民共和国发票管理办法》规定，销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应当向付款方开具发票。所有单位和从事生产、经营活动的个人在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项，应当向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。
因此，发票可以证明发生业务、金额的真实性。并且，发票是最主要的扣税凭证，由税务机关管理，其真伪性可以在税务机关网站进行查询核实。所以，发票是确认费用发生的重要手段与原始依据。
 
二、是否只能凭发票报销？
实务
 
只能凭发票报销，显然是一个误区。
许多企业要求必须凭发票报销，多数是出于企业所得税税前扣除的考量，但是，这同样是一个误区。
根据《中华人民共和国企业所得税法》和实施条例的规定，企业所得税税前扣除的凭证必须合法、有效。需要注意的是，发票并不是企业所得税税前扣除的唯一凭证。
国家税务总局最新发布的《企业所得税税前扣除凭证管理办法》（国家税务总局公告2018年第28号）第二条就明确了：“本办法所称税前扣除凭证，是指企业在计算企业所得税应纳税所得额时，证明与取得收入有关的、合理的支出实际发生，并据以税前扣除的各类凭证。”
《企业所得税税前扣除凭证管理办法》第八条规定：“税前扣除凭证按照来源分为内部凭证和外部凭证。
内部凭证是指企业自制用于成本、费用、损失和其他支出核算的会计原始凭证。内部凭证的填制和使用应当符合国家会计法律、法规等相关规定。
外部凭证是指企业发生经营活动和其他事项时，从其他单位、个人取得的用于证明其支出发生的凭证，包括但不限于发票（包括纸质发票和电子发票）、财政票据、完税凭证、收款凭证、分割单等。”
非常明确，发票仅是外部凭证的其中的一类。
对于合法、有效凭证，我们归纳一下，具体包括：
1．支付给境内单位或者个人的款项，且该单位或者个人发生的行为属于增值税征收范围的，以该单位开具或者个人代开的发票为合法有效凭证；
2．支付的行政事业性收费或者政府性基金，以开具的财政票据为合法有效凭证；
3．支付给境外单位或者个人的款项，以该单位或者个人的签收单据为合法有效凭证，税务机关对签收单据有疑义的，可以要求其提供境外公证机构的确认证明；
4．国家税务总局规定的其他合法有效凭证，比如火车票、机票等等。
凡是合法有效凭证，就能作为企业所得税税前扣除的凭证，自然也能作为报销凭证。
 
三、有了发票就能报销吗？
实务
 
我们再来讨论一个问题，有了发票就能报销吗？
发票不是万能的。每一张发票，都应该提供足够的证据支持。
比如报销会议费，一张会议费发票是否足够证明会议真实性，相关费用支出的相关性、合理性呢？税务机关大概率是不认可的。
正确报销会议费，必须与发票一道提供能够证明会议真实性、相关性、合理性的全部证据。具体的资料包括并不仅限于：
1．企业的会议制度；
2．会议的安排或计划，内容包括举行会议的目的、方式、内容等；
3．会议的结果，内容包括会议纪要、会议决议、会议成果说明等；
4．参会人员，比如会议签到表；
5．会议开支明细记录。
这些资料对于报销会议费的重要性，并不亚于发票。费用报销虽然是企业内部事务，但关系到企业所得税税前扣除，税务认可才是关键。